Как работать с документами через ИИ

Какие файлы принимаются

• Текстовые документы и таблицы — основные форматы офисных пакетов.
• PDF: как с текстовым слоем, так и сканы — текст с них распознаётся.
• Изображения: фото документов, снимки экрана, таблицы с фотографии.
• Простые текстовые форматы, включая файлы журналов.

Полный список форматов и что происходит с каждым — на странице работа с документами. Файлы лежат в разделе «Файлы».

Что можно делать с одним документом

• Пересказ: коротко о чём документ и какие в нём ключевые условия.
• Вопросы по содержанию: «какой срок оплаты», «что не входит в стоимость» — с опорой на текст документа.
• Извлечение полей: вытащить реквизиты, даты, суммы в удобном виде.
• Сравнение версий: что изменилось между двумя редакциями.
• Разбор таблиц: посчитать, сгруппировать, найти расхождения.

Сканы и фотографии

Скан без текстового слоя — не препятствие: содержимое распознаётся, и дальше работа идёт как с обычным документом. Качество распознавания зависит от снимка: ровный свет и прямой угол помогают заметно больше, чем что-либо ещё.

Сканы обрабатываются дольше текстовых файлов — это нормально, страница показывает готовность файла в «Файлах».

Пачка документов: базы знаний

Если вопросы повторяются по одним и тем же документам, их стоит собрать в базу знаний: тогда ассистент отвечает по вашим материалам, а не по общим представлениям модели. Это то же, что разбирается в статье что такое базы знаний.

О чём стоит помнить

• Числа и сроки сверяйте с исходником: модель может ошибиться в разметке таблицы.
• В документах бывают персональные данные — посмотрите политику обработки и решите, что нужно загружать.
• Очень длинный документ может не влезть в окно контекста модели целиком: тогда работайте по частям или через базу знаний.
• Итог всё равно проверяет человек: ИИ готовит черновик, решение принимаете вы.

Что дальше с результатом

Разбор документа можно использовать в письме клиенту, в протоколе встречи или в таблице — чат продолжает диалог, а готовые файлы складываются в «Файлы». Если работу нужно повторять регулярно, её имеет смысл вынести в свою программу через API.